Toggl é a ferramenta gratuita indispensável para qualquer pessoa que está focada em atingir sseus objetivos. Feito para freelancers conseguirem dar transsparência para as horas envolvidas num serviço, o aplicativo ajuda a medir o tempo gasto em determinadas tarefas.
Nossa vida pode ser medida em tempo e essa é nossa troca mais valiosa. Se você já entendeu o valor daquilo que você se propôs a fazer no Guia Ágil sobre Como Começar e planejou um cronograma realista com os seus recursos, agora é hora de conhecer a fundo a ferramenta principal para uma eficácia.
Alguns conceitos para entendermos como essa organização é importante
Ao realizarmos um trabalho, estamos transferindo valor num período de tempo. Não irei entrar em detalhes aqui, mas essa prática social é tão importante que a economia política engloba as pesquisas acadêmicas do tema nas “teorias do valor-trabalho“. Pode ser bem prudente enxergarmos os processos de gestão e administração como habilidades indispensáveis para um adulto.
Devemos agora diferenciar eficácia de eficiência para entendermos os passos desse processo:
A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc. Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial (DRUCKER, Peter.)
Ou seja, garantimos que saberemos fazer escolhas com eficácia ao nos planejar. Agora é hora de buscar eficiência operacional no que estamos fazendo. Lembre-se que isso não quer dizer se tornar expert em algo, mas ter habilidade suficiente para atingir os resultados no tempo esperado.
Qual é o uso do Toggl para garantir melhor eficiência?
Como trabalhadores, é normal termos dias mais produtivos e outros menos. Então, além de poder precificar o seu valor de trabalho com um valor monetário, ter o registro de horas é ideal para ter uma média geral da produtividade.
Eu recomendo o uso do Toggl para desktop e a extensão do Chrome porque é possível ter a opções mais avançadas do que ir diretamente no site. Os aspectos gerais são facilmente entendidos no vídeo oficial:
Como eu uso os segmentos do Toggl para medir minhas tarefas
Com a lista de tarefas planejada, já sabemos quais são as etapas que precisamos medir (veja como um planejamento adequado te ajuda a usar e escolher melhor as ferramentas).
Lista de Tarefas
- O Valor das Coisas (Cliente)
- Youtube (Projeto)
- Produção (Tag 1) do “vídeo tal” (Tag 2)
- Organizar cenário e iluminação (Descrição da Tarefa)
- Maquiagem e figurino (Descrição da Tarefa)
- Gravação do Roteiro (Descrição da Tarefa)
- Gravação de B-Roll (Descrição da Tarefa)
- Organização do material (Descrição da Tarefa)
- Produção (Tag 1) do “vídeo tal” (Tag 2)
- Youtube (Projeto)
Organização no Toggl
- Cliente
- Projeto
- Tags
- Descrição da Tarefa
- Tags
- Projeto
Aqui não existe tanto certo ou errado, pode ser que você perceba como duas tarefas fazem tanto sentido juntas que não vale a pena separar. No meu caso é a redação com a adequação SEO do post. Tudo no final é “Redação”. No planejamento com o Gantt, temos uma expectativa de quanto tempo cada tarefa deve demorar para estarmos equilibrados com os recursos, agora é ficar de olho se as entregas estão acontecendo.
Eu utilizo a segmentação da ferramenta da seguinte maneira:
Clientes
Mesmo servindo a si mesmo, podemos pensar que cada grande objetivo é um cliente. No meu caso, o blog e meu trabalho formal são meus clientes. Se você tem vários objetivos pessoais, crie um único cliente chamado “pessoal” ou outro identificador único.
Projetos
Nos projetos eu segmento os processos e/ou cargos: no cliente “O Valor das Coisas” eu tenho o processo do blog, o processo do youtube (teria o processo de divulgação, mas por enquanto estou focando na produção de conteúdo), o cargo de design e de gestão. É fácil testar o que pode funcionar melhor para seu projeto, adicionar ou trocar os nomes das segmentações.
Tags
São ótimas para juntar atividades de diferentes processos em um só. Por exemplo, eu tenho uma tag para cada post. Isso me permite avaliar quanto tempo foi investido. Em uma situação que eu vá ter algum tipo de monetização, como um link afiliado, eu posso calcular se o post “se pagou”. Eu também prefiro colocar a categoria da atividade aqui. Isto é, a atividade “mãe” de outras subtarefas.
Tarefas
A descriçao das tarefas é sempre a mesma, conforme estipulado no planejamento. Caso sinta que duas tarefas que estão planejadas como separadas, mas na prática acontecem juntas e não há motivo de forçar a divisão, eu altero no planejamento e na ferramenta. É importante se atentar para sempre dar continuidade à tarefa já iniciada até sua conclusão para uma melhor consolidação de dados.
Mantendo a atenção concentrada com o Pomodoro do Toggl
Eu amo que o Toggl tem um Pomodoro Timer incluso. A técnica pomodoro é uma queridinha da produtividade porque é super simples: trabalhar com interrupções programadas para não acabar com sua atenção sustentada. O padrão são 25 minutos e intervalos de 5. Quanto mais sessões de atenção, maior é o tempo de dencanso. Essa proposta segue a teoria dos recursos da atenção:
Daniel Kahneman apresenta a teoria dos chamados recursos da atenção. Segundo essa teoria, os indivíduos possuem uma quantidade fixa de atenção. Quando duas ou mais atividades são realizadas simultaneamente, essa quantidade de atenção pode se dividir entre as atividades, sendo que, quanto mais complexa a atividade, mais atenção é demandada. Além disso, atividades semelhantes são mais difíceis de serem mantidas, enquanto atividades que envolvam estímulos de naturezas diferentes são mais fáceis de terem atenção ao mesmo tempo. (BRAGA, Juliana Leão)
Com isso, entendemos que é melhor limitar a divisão de tarefas enquanto estiver fazendo uma atividade para não usar todos os recursos da sua atenção. Com as pausas você pode fazer atividades com menor exigência cognitiva e assim se recuperar para manter a boa qualidade da tarefa principal.
Enquanto trabalhando em casa, eu alternava as longas horas de trabalho com atividades domésticas. Quando alocada na sede da empresa, eu bebo água, faço um alongamento ou meditações rápidas. Depois da jornada de 8h às 18h eu ainda estou bem para continuar as atividades do blog ou da especialização. Faça um dia, o resultado é imediato.
O Toggl irá separar as pausas em tarefas diferentes e indico integrar esse tempo no projeto para ser contabilizado também.
A matemática para identificar custos
Fazer a Gestão de Custos é importante para projetos maiores, com equipe e orçamento mais robusto. Ou seja, é dispensável para projetos pequenos, mas é interessante saber que a relação entre tempo – investimento – resultado é mensurável e pode ser predidivo.
A Gestão de Custos irá ficar de olho no “valor agregado do projeto”, uma metodologia desenvolvida nos anos 60 pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos. A metodologia utiliza cálculos matemáticos para mensurar o desempenho a partir da comparação entre o valor agregado e o custo real:
- Valor Planejado (VP): custo inicial do projeto;
- Valor Agregado (VA): custo das atividades realizadas até o momento da análise;
- Custo Real (CR): quanto já foi gasto para realizar as atividades.
A partir desses números, é possível gerar índices de desempedo, identificar porcentagem de atrasos, entre outros:
| Índice | Fórmula | Análise |
|---|---|---|
| Variação de Custo (VC) | VC = VA-CR | • Negativo é acima do orçado • Positivo é abaixo do orçado |
| Variação do Prazo (VPR) | VPR =VA – VP | • Negativo é atrasado • Positivo é adiantado |
| Índice de Desempenho de Custo (IDC) | IDC = VA / CR | Você está obtendo um retorno R$ X para cada R$1 gasto. Os fundos estão ou não sendo utilizados eficientemente. • Um valor igual ou maior que 1 indica uma condição favorável • Um valor menor que 1 indica uma condição desfavorável |
| Índice de Desempenho de Prazo | (IDP) IDP=VA/VP | Nós estamos progredindo a X % da taxa originalmente planejada. • Um valor igual ou maior que 1 indica uma condição favorável • Um valor menor que 1 indica uma condição desfavorável |
| Estimativa no Término (ENT) Nota: Há várias formas de calcular a ENT, dependendo das premissas. | ENT = | Neste momento, quanto nós esperamos que seja o custo total do projeto? R$ X. |
| ONT / IDC | Utilizado se não ocorreram variações em relação ao Orçamento no Término (ONT) ou se você vai continuar na mesma taxa de gastos. | |
| CR + EPT | Custo real mais uma nova estimativa para o trabalho restante. Utilizado quando a estimativa original estava incorreta. | |
| CR + (ONT – VA) | Custo real até a data mais o orçamento restante. Utilizado quando as variações são consideradas atípicas e não se repetem no futuro. | |
| CR + [(ONT–VA) / IDC] | Custo real até a data mais o orçamento restante modificado pelo desempenho. Utilizado quando as variações correntes são típicas e se repetem no futuro | |
| Estimativa para Terminar | (EPT) EPT = ENT – CR | Quanto o projeto vai custar |
| Variância no Término | (VNT) VNT = ONT -ENT | Quanto acima ou abaixo do orçamento nós vamos estar ao final do projeto? |
| IDC acumulado | IDCac = VAac – CRac | Ac – Aumento até o total acumulado. |
| IDC por um período de tempo | IDC = VA – CR IDC | calculado por um período de tempo ao invés de todo o tempo até o momento |
| Valor Presente | (VP) VP = Mt/ (1+r)n | Mt = Montante n = taxa de juros n = períodos |
| Índice de desempenho para término (IDPT) baseado na ONT: | IDPT = (ONT – VA) / (ONT – CR) | É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento |
| Índice de desempenho para término (IDPT) baseado na ENT: | IDPT = (ONT – VA) / (ENT – CR) | É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento |
Conclusão
Medir o tempo gasto numa tarefa está relacionado a tomadas de decisão muito importantes. Mesmo trabalhando sozinha ou sozinho, vale a pena ter um bom controle de cronograma, pois nosso objetivo com esse conteúdo é que seu projeto cresça de forma sustentável. Logo, começar a desenvolver sistemas de controle e métricas te dará mais segurança a curto e longo prazo.
Fontes:
- DRUCKER, Peter F. Prática da administração de empresas. Cengage Learning Editores, 1981
- BRAGA, Juliana Leão. Atenção concentrada e atenção difusa: elaboração de instrumentos de medida. 2007.
- Baptista, Makilim Nunes, Fabián Javier Marín Rueda, and Fermino Fernandes Sisto. Relação entre estresse laboral e atenção concentrada. Encontro: Revista de Psicologia 11.16 (2007): 75-90.
