Uma das coisas que mais faz nos frustarmos e falharmos num objetivo é não organizar o tempo de forma realista. Por isso, irei te ensinar a organizar seu tempo e elaborar um cronograma realista para suas tarefas. Não equilibrar a expectativa com os recursos disponíveis parece um erro bem lógico, mas nossa mente imediatista está sempre na luta por resultados e a autossabotagem acontece com força.
Mesmo com projetos pessoais, como emagrecer, pode exigir uma quantidade generosa de tempo: planejar cardápio, cozinhar, fazer exercícios físicos… Se você possui orçamento para investir em nutricionista, cozinheira, aulas particulares, talvez o resultado seja evidente com menos tempo disponível. Sem o recurso financeiro, tudo se resume a organização do tempo e entender que são os pequenos passos e a rotina que irá te levar aos resultados desejados.
No meu caso, meu único recurso é o tempo e ainda não está sobrando. Com um trabalho em tempo integral e me especializando em Gestão de Projetos, tive que me planejar bastante e aqui exploco como organizei meu tempo de forma realista e estou conseguindo realizar meus projetos pessoais:
Se você está muito, mas muito perdida ou perdido…
Inicie fazendo sem planejamento, mas com uma percepção exploratória. Enquanto você faz uma tarefa, vá anotando as necessidades, passos que antes não estavam planejados, o que pode ser feito junto para melhor eficiência.
Vá direto no post que eu falo em como eu uso o Toggl, lá você terá um banco de dados ideal para as próximas etapas. Depois leia o post sobre como começar e depois continue por aqui.
Não deixe de ler o post sobre gestão minimalista para começar seu projeto antes de elaborar seu cronograma e plano de ação.
Primeiro passo para organizar seu tempo: cronograma
Planejar o tempo é a estratégia que garantirá a analise entre disponibilidade de recursos (mesmo que o único recurso seja o tempo) e criar metas realistas que irão te aproximar dos resultados traçados no “como começar”.
O básico do básico: lista de tarefas com um tempo estimado
A boa e velha listinha de tarefas é uma ferramenta de gestão de projetos inventada em 1911 por Frederick Taylor. Além de ser ideal para visualizar as pequenas etapas necessárias para uma entrega maior, ela serve como controle de qualidade quando você precisa executar muitos processos diferentes. Afinal, é muito mais fácil acabar esquecendo de algum detalhe quando você é o único responsável.
Concluir pequenas tarefas e visualizar essa ação de alguma maneira é importante para te deixar motivada ou motivado para perseverar em um processo longo e manter seu auto-controle. Essa resiliência é uma das características de pessoas com Inteligência Emocional, segundo o jornalista científico Daniel Goleman. Ter auto-controle visando um resultado mais benéfico no futuro é uma característica estudada por experimentos de recompensa postergada, realizados no final da década de 60 pelo psicólogo Walter Mischel, da Universidade de Stanford:
As crianças estudadas nessa época foram acompanhadas até a vida adulta e identificou-se quem conseguia esperar para ganhar uma recompensa maior, tiveram melhor desempenho nos estudos e no marcado de trabalho. (GOLEMAN, Daniel. 1996)
Entendo o processo: Gantt
Henry Gantt, na mesma época de Taylor, sequenciou as tarefas e ser tempo de execução. Um aprofundamento do diagrama de Gantt é identificar o caminho crítico (NASA, 1958). Isto é, as tarefas em sequência que consomem mais tempo até a finalização da tarefa.
Quando está trabalhando solo, as atividades não vão acontecer de maneira tão metódica; tudo acaba sendo um caminho crítico, mas essa estrutura ajuda a identificar os gargalos e os pontos de maior eficiência.
Exemplifico com o próprio blog como aplicar esses conceitos me ajudaram a tomar decisões:
Estipulei quanto tempo demoraria para um ciclo completo e ideal de produção de conteúdo. Seria a ótimo poder trabalhar assim mas não é um planejamento realizável quando comparado aos meus recursos. Não tenho tempo nem dinheiro para terceirizar… o jeito é enxugar os processos e cortar atividades que são importantes, mas não cruciais a minha meta atual – encarar minha curva de aprendizado e manter consistência de atualizações no blog e Youtube.
Infelizmente tive que cortar tempo de pesquisa e isso impacta no editorial planejado, eu não poderei criar o conteúdo como gostaria até conseguir mais horas de trabalho. O conteúdo terá de ser mais sobre minha zona de domínio. Minha expectativa é que depois de passar pela curva de aprendizado dos processos, eu poderei retomar temas que me exigem maior revisão bibliográfica.
Aqui já melhorei as horas e tentei diminuir a quantidade de conteúdo feita para ser mais adequado aos recursos disponíveis. Ainda é preciso identificar como as atividades podem ser feitas para melhorar a eficiência. Isso, muitas vezes, só é possível ser identificado com um pouco de prática, fazendo as coisas com atenção e anotando ideias de melhorias.
Com uma versão otimista de cronograma, agora é colocar em prática. Calcule suas horas de trabalho com o Toggl, busque não estourar demais o tempo estipulado para a tarefa e busque adaptar-se. Já estou usando esse planejamento para escrever esses textos e por enquanto estou acertando bem, agora é mais uma questão de esforço e motivação para me manter produtiva.
Lembre-se que no início é mais difícil, se dê aí uns 2 a 3 meses de teste e não se cobre demais. Nada é de um dia para o outro.
Plano de ação simples com ferramentas gratuitas: calendário, lista de tarefas e rastreador de tempo
O mais importante já foi feito: conseguir identificar o equilíbrio entre recursos e objetivos. As ferramentas para ajudar a otimizar seu tempo são simples e gratuitas. O próprio Google tem um bom calendário com lista de tarefas para a execução do cronograma.
A única ferramenta que eu considero indispensável é o Toggl. Com ele você vai conseguir medir o tempo real de cada tarefa e ir ajustando o cronograma. A longo prazo, é possível identificar como tarefas repetitivas começam a ser feitas com mais velocidade.
Pessoalmente, eu só tenho em vista que preciso trabalhar uma quantidade de horas durante a semana e outras no final de semana. Se eu farei isso na hora do almoço no trabalho ou de madrugada, não é um problema. Esses detalhes são ajustados enquanto você busca entender suas prioridades.
Fontes:
- GOLEMAN, Daniel. Emotional intelligence: Why it can matter more than IQ. Bloomsbury Publishing, 1996.
