Guia ágil sobre como começar um negócio ou projeto pessoal e atingir os seus objetivos

Seja tratando-se de começar um negócio, um objetivo pessoal ou um projeto solo, como esse blog, não é fácil começar, muito menos ser consistente. Entretanto, minha experiência com elaboração e execução de projetos culturais e meus estudos acadêmicos na área de Gestão de projetos e de marketing me ajudaram muito a ser mais eficiente no trabalho e na minha vida pessoal. As técnicas de como começar um negócio podem não ser uma surpresa para você, mas o segredo está em como aplicar essas ferramentas.

Confira como se planejar e como executar as tarefas que irão te fazer atingir suas primeiras metas:

Planejamento: enxuto, claro e eficiente

O brasileiro não é um grande planejador se comparado a outras culturas. Os japoneses, por exemplo, ao construir um prédio, podem gastar mais da metade do tempo de um projeto com o planejamento. Isso equivale a 1 ano de planejamento para 6 meses de execução.

Japão, cerca de 67% do tempo é gasto com planejamento e 33% com execução. Nos EUA esses percentuais passam respectivamente para 40% e 60% (…) melhor planejamento, melhor aproveitamento do tempo.

Outro aspecto que muitas vezes reforça a negligência com o planejamento é a fala de algumas pessoas bem-sucedidas de que o segredo é só começar a fazer e continuar fazendo. De fato, sem execução não há nenhuma realização, mas o planejamento pode fazer isso com o percurso:

Então digo, não gaste seu tempo começando só por começar se isso não é uma vontade natural. Respeite seu tempo de planejar. Eu queria ter um blog há muito tempo, mais seriamente desde 2016, mas levei 3 anos me planejando, 1 ano questionando a real necessidade desse projeto e agora você está lendo esse post.

É importante que toda a atividade do processo que você quer começar tenha um significado, uma justificativa. Isso se torna mais claro com um planejamento.

O que é um bom planejamento?

Um bom planejamento é aquele que te mostra o caminho e que seja um material para revisitar toda vez que as coisas comecem a perder o sentido ou que uma decisão precise ser tomada. Quando estamos falando de um projeto maior, com equipe, esse material vai garantir que todos estão entendendo onde devemos chegar. Ao se tratar de micro-projetos, onde é só você com você mesmo, essa conversa acontece quase como o seu “eu-do-passado” indicando ao “eu-do-presente” e “eu-do-futuro” o que foi decidido.

Então, toda vez que você se sentir fadigado ou fadigada ao executar alguma tarefa, vale parar um pouco e questionar “por que eu achei que essa tarefa é importante? O que ela significa no todo?”. Muito provavelmente você vai lembrar do processo de planejamento e poderá julgar se a tarefa foi um excesso ou realmente faz sentido. Se fizer, aí é respirar fundo e fazer o que tem de ser feito, querendo ou não.

Quais são as partes de um planejamento?

Eu sou adepta à simplicidade porque ela consegue trazer as qualidades da eficiência e síntese. Sim, passei quase 3 anos me planejando para iniciar um simples blog, mas isso não indica que passei por processos complexos. Eu demorei a maior parte desse tempo para responder uma única questão do planejamento, que acabou virando parte do nome do blog:

Qual é o seu valor?

Esse primeiro passo é uma sabatina sobre a necessidade que justifica seus objetivos. Comigo e o Valor das Coisas foi assim: eu queria avisar pessoas interessadas em desenvolvimento pessoal sobre coisas que me trouxeram um profundo propósito de vida. Pode ser um livro, um filme, uma frase de um amigo… eu sei que há também minha necessidade de conexão social e eu sei que compartilhar conhecimento é também uma forma de suprir a solidão e talvez conseguir ajudar outras pessoas nesse caminho. Pode parecer um pouco subjetivo, mas para mim é claro o suficiente para eu saber o que fazer.

• Qual é o propósito de começar isso que você quer começar?
• Quais são as partes interessadas?
• Qual é o valor do que você quer começar para essas pessoas?

Formule quantas perguntas você achar que sejam necessárias e responda repetidas vezes. Pode ser algo bem programado, responder 3 vezes por semana. O que se tornar algo repetitivo, vai soar mais natural e provavelmente é uma constante que vale a pena explorar. Certifique-se também se essas respostas estão alinhadas com seus valores pessoais. Não deixe ser totalmente pautado por uma situação externa, nem completamente ausente de contexto social.

Quais são os desafios que você pode encontrar durante a realização do seu projeto?

A partir do momento que você já tem o seu “north star”, ou seja, o grande objetivo que deve guiar o percurso, é importante entender os desafios daquilo que você se propôs a fazer (ELLIS, 2017). Existem várias formas de modelagem que ajudam a identificar riscos, mas não é necessário nada super inventivo. Para exemplificar, vou mostrar como a Matriz SWOT ou FOFA, uma técnica desenvolvida nos anos 60 pelo pesquisador Albert Humphrey da Universidade de Stanford, funciona super bem:

17 exemplos de planejamentos estratégicos

Claro, quantas várias modelagens você testar, melhor. Novamente, veja o que é recorrente até ficar evidente o que é seu real objetivo e qual é o melhor caminho a ser seguido.

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Começar: gestão de tarefas que te leva à realização da primeira meta

Existem ruídos entre planejar e executar algo. Se você criar mecanismos para identificar as fricções dessa passagem, será mais fácil para tomar decisões que garantirão a continuidade do seu projeto.

Já sabe onde quer chegar? Agora comece a errar o mais rápido possível. Com uma boa gestão de tarefas, será fácil identificar o que fazer para acertar.

O que é uma boa gestão?

A gestão deve ajudar a executar as tarefas de maneira coordenada para chegar à meta final sem tomar mais tempo do que o próprio conjunto de atividades. Aos poucos deve ficar tão leve que a sensação é de não precisar de gerência, mas ela está lá e precisa sempre estar porque se for necessário se realinhar, as ferramentas estão disponíveis. Também, em dias que é mais difícil se motivar, é possível medir esse impacto e buscar equilibrar em um dia mais naturalmente produtivo.

O que gerenciar e o que não gerenciar?

Não estamos falando em só ter uma lista de tarefas, mas decidir quais métricas representam melhor o andamento do processo rumo ao objetivo. Acertar em quais métricas são relevantes – e só olhar para elas – é importante para não dar um passo maior do que a perna.

E o que é a métrica?

É o que você precisará medir para dizer que o seu objetivo foi atingido. Um processo de emagrecimento pode ser medido em quantidade de calorias por dia, porcentagem de gordura ou os kilos da balança. Com esse exemplo é possível entender porque a unidade de medida é absolutamente importante? Ela vai dizer se você deve mudar sua alimentação, como e quanto se exercitar ou simplesmente se restringir.

A partir do momento em que você decidiu a unidade, abra mão das outras medidas. Elas não são importantes agora. Talvez vale a pena medir essas outras métricas, mas não analisar nem tomar decisões baseadas nelas.

Quais ferramentas usar?

Não vou entrar em muitos detalhes porque existem muitas ferramentas disponíveis e a melhor escolha depende de fatos específicos do seu projeto. Posso fazer uma lista das ferramentas que já testei, mas atualmente uso o Notion e o Toggl. Para notinhas rápidas, vai de Google Keep.

O Notion é um banco de dados inteligente que eu posso guardar informações de todo o tipo. Ela é a ferramenta mais robusta e acessível para gerenciamento de projetos, mas exige um tempo de adaptação. Para uma solução mais simples, o calendário e tarefas do google já ajudam muito! Se você precisa de algo mais personalizado, é possível resolver com uma planilha?

O Toggl é uma ferramenta que eu indico para praticamente qualquer pessoa, para qualquer objetivo. Ela é excelente para medir o tempo gasto em determinada tarefa. Sem isso é difícil medir o progresso na performance do que você está fazendo ou ter dados para certas tomadas de decisão.

Um exemplo prático em que não usei o Toggl para saber, mas que foi evidente: há 8 meses eu cozinho o meu almoço da semana. Nos primeiros meses, eu demorava o dia todo para preparar 7 refeições e nem ficava lá muito gostoso. Hoje, em cerca de 6 horas, eu consigo cozinhar 14 refeições e estou aprendendo a fazer pão (e quase decidindo investir numa máquina de pão porque sou ruim de sova).

Pois bem, nesse exemplo é fácil medir os resultados e eu não precisei de uma ferramenta, mas se eu quiser dar mais um passo e conseguir cozinhar E arrumar a bagunça em 6 horas, talvez eu precise de um micro-gerenciamento para identificar os gargalos do meu tempo. Assim, poderei simplesmente dizer que esse objetivo é irreal, que o esforço para atingir é tão grande que pode ser melhor manter como está.

Não controle demais, lembre-se, a gestão não deve sobrepor à execução. Não é preciso medir e analisar tudo para ter eficiência no seu processo.

Conclusão

Fontes:

• THOMAZ, Ércio. Tecnologia, Gerenciamento e Qualidade na Construção. São Paulo: Pini, 2001.
• KOTLER, Philip; KARTAJAYA, Hermawan; SETIAWAN, Iwan. Marketing 4.0: do tradicional ao digital. Rio de Janeiro: Elsevier, 2017.
• ELLIS, Sean; BROWN, Morgan. Hacking growth: how today’s fastest-growing companies drive breakout success. Currency, 2017.